Un proiect cu fonduri europene, în valoare de 4.145.044,39 lei, care vizează digitalizarea Primăriei Câmpulung, admis la finanțare în martie 2022, va schimba radical relația dintre administrația publică locală și contribuabili.
Și interacțiunea timișorenilor cu Primăria municipiului va fi îmbunătățită printr-un proiect similar al cărui contract de finanțare a fost semnat tot luna trecută. Sunt doar două exemple recente în care se fac pași concreți în direcția debirocratizării unor administrații publice locale.
Pandemia COVID-19 a arătat administrațiilor locale că digitalizarea nu e chiar un moft și că relația dintre contribuabil și instituție se poate desfășura și fără clasicul dosar cu șină, bătut pe la uși, stat la rând și așteptat pe coridoare, iar primarii care au înțeles asta au atras fonduri de coeziune care să rezolve necesitatea.
Altele, și mai curajoase, au început procesul chiar dinaintea pandemiei au digitalizat deja aproape totul.
Proiectul „Ecosistem digital interconectat și GIS integrat în cadrul UAT Municipiul Câmpulung”, pentru care primăria musceleană a atras în martie 2022 bani europeni, este finanţat prin Programul Operaţional Capacitate Administrativă și vizează, practic, digitalizarea instituției. Primărița Elena Lasconi a explicat ce câștigă cetățenii.
„Asta înseamnă digitalizarea Primăriei Municipiului Câmpulung (peste 300 de procese), debirocratizare și transparență totală. Chiar dacă această digitalizare pare ceva abstract, în realitate câștigul este uriaș. Puteți câștiga zile pentru o documentație fără să vă deplasați la Primărie.
În plus, prin acest proiect obținem certificat ISO 9001:2015, ceea ce garantează că toate serviciile oferite de angajații Primăriei sunt de cea mai bună calitate. Prin acest proiect, lucrurile vor funcționa ca într-o instituție de top privată, de exemplu o bancă: fiecare știe ce are de făcut, iar primăria va fi aliniată standardelor de calitate, astfel încât fiecare dintre voi să fiți tratați și să vă simțiți ca într-o instituție respectabilă privată”, le-a explicat muscelenilor primărița Elena Lasconi.
Câștigul nu va fi doar al cetățenilor, ci și al administrației publice locale.
„Vom putea face o hartă GIS integrată cu toate conductele și utilitățile din Câmpulung Muscel, vom gestiona registrul spațiilor verzi, domeniul public și privat, vom ști stadiul cadastrării etc”, a explicat Elena Lasconi.
„Procedurile și interfețele actuale din primărie sunt depășite și greu de actualizat”
Și Primăria Municipiului Timişoara a obținut, în martie 2022 o finanţare europeană de 4 mil. lei (800.000 de euro) pentru realizarea unui portal de interacţiune a cetăţenilor şi firmelor cu administraţia, dar şi pentru digitalizarea arhivelor instituţiei.
Este vorba tot despre un proiect cu fonduri de coeziune, finanțat din Programul Operaţional Capacitate Administrativă (POCA) 2014-2020, gândit să reducă decalajul uriaș dintre serviciile online pe care le furnizează primăria și serviciile online din mediul privat, pe care cetățeanul le folosește. Iar Primăria Timișoara face parte totuși dintre primăriile deschise comunicării online cu cetățeanul chiar înaintea acestui proiect.
Mai exact, la momentul accesării fondurilor europene, administrația publică locală interacționa cu persoanele fizice și juridice atât fizic cât și prin intermediul unor platforme online, însă navigarea și găsirea unor informații sau servicii a fost de la început greoaie. Însuși primarul Dominic Fritz a recunoscut că modurile de prezentare a informației nu sunt, în prezent, sunt tocmai intuitive și că e nevoie de un upgrade.
”Procedurile și interfețele actuale din primărie sunt depășite și greu de actualizat. Aceasta este prima finanțare din fonduri europene pentru digitalizare, pe care o câștigă primăria și ne va înlesni următorii pași către acel concept de portal unic și intuitiv care va fi fața relației cetățeanului cu administrația locală.
Trebuie să facem saltul spre soluții tehnologice actuale, care ne ușurează munca și sunt intuitive. Doar luând decizii tehnice inspirate vom putea ajunge și noi la nivelul serviciilor digitale moderne, în următoarea perioadă”, a explicat primarul Dominic Fritz după accesarea banilor europeni pentru actualul proiect.
Primăria Timișoara a început din 2020 transferarea unor funcții și informații pe microsite-uri precum cel pentru aspecte privind COVID-19, prezentarea bugetului local, transparența plăților făcute de administrație ori înscrierea pentru locurile la creșă.
Citește și: Cel mai mare proiect pe fonduri europene din Focșani, sabotat de constructori
Prin finanțarea accesată în martie 2022 se urmărește realizarea unui portal unic de contact persoană fizică/juridică cu administrația publică, îmbunătățirea modului de prezentare a informațiilor de interes public (HCL-uri, achiziții, concursuri de angajare), o hartă care să includă informații de interes public (lucrări de utilitate publică, servicii publice recurente), identitate digitală unică, crearea unui sistem de alerte relevante pentru cetățeni (de ex. lucrări planificate în zonă, restricții de trafic).
Primăria Municipiului Timișoara va beneficia, prin acest proiect, de scanarea și digitalizarea a 5.000 de unități arhivistice (bibliorafturi).
Textele documentelor din arhiva instituției vor putea fi ușor de vizualizat, iar căutarea lor va fi mult mai facilă. Implementarea proiectului ar trebui realizată până cel târziu la 31 decembrie 2023, perioada propriu-zisă depinzând de finalizarea caietelor de sarcini și a procedurilor de achiziție.
Primăria Timișoara a început în paralel și realizarea Machetei Digitale a orașului, proiect tradus printr-un recensământ complet al datelor digitalizate la nivel de oraș, dar și a celor care necesită digitalizare. Pentru fiecare tip de date, a fost stabilit un nivel de standardizare și interoperabilitate.
„Datele finale vor proveni din primărie, din instituțiile și societățile comerciale subordonate CLT (de ex. STPT, Aquatim, RETIM), din partea actorilor economici, precum și din partea societății civile, cât timp vor respecta normele de calitate și standardele agreate.
Principalele categorii vizate sunt după funcționalitate (de ex. mobilitate, taxe, urbanism) și după acces (date deschise, închise sau care pot fi achiziționate contra unei taxe)”, precizează Primăria Municipiului Timișoara.
Acest proiect este unul din cele două angajamente ale Municipiului Timișoara în programul „100 Intelligent Cities Challenge”. Pentru implementarea soluțiilor din tema de proiectare, Primăria Municipiului Timișoara va aplica pentru finanțare europeană”, și-a anunțat municipalitatea cetățenii la începutul acestui an.
Valoarea estimată a achiziției este de 110.000 lei (TVA inclus) și are un termen de implementare de 6 luni de la semnarea ordinului de începere.
Funcționarul public electronic si virtual, în Cluj-Napoca
Municipiul Cluj-Napoca a luat-o mai înainte și implementează deja din 2019 proiectul „Creșterea transparenței decizionale și simplificarea procedurilor administrative pentru cetățeni – ANTO – CIIC’’ finanțat prin Programul Operaţional Capacitate Administrativă 2014 -2020 (POCA).
Proiectul presupune implementarea de măsuri care vizează adaptarea structurilor administrative existente, optimizarea proceselor orientate catre cetățeni, prin crearea accesului online la serviciile administrației publice locale.
Printre obiectivele generale ale proiectului se numără și utilizarea centrului de inovare și imaginație civică în planificarea strategică a proceselor de inovare socială, pentru creșterea transparenței decizionale și simplificarea procedurilor oferite cetățenilor municipiului Cluj-Napoca.
Obiectivele specifice ale proiectului se referă la dezvoltarea și introducerea mecanismelor Centrului de Inovare si Imaginație Civică (CIIC) în vederea optimizării proceselor decizionale orientate către cetățeni și mediul de afaceri în Municipiul Cluj-Napoca, design-ul, dezvoltarea și implementarea unui sistem electronic de digitalizare și simplificare a serviciilor publice oferite cetățenilor Municipiului Cluj-Napoca prin implementarea funcționarului public electronic si virtual “ANTONIA”, dar și formarea/instruirea functionarilor publici si contractuali, inclusiv a factorilor de decizie la nivel politic, în utilizarea instrumentelor digitale si a functionarului electronic.
Valoarea totală a proiectului este, în acest caz, de 3.364.773,00 lei, implementarea proiectului, începută în vara anului 2019 urmând să se încheie pe 24 decembrie 2021.
Fonduri europene nerambursabile pentru digitalizare și în Sectorul 2 din București
Și Primăria Sectorului 2 București a accesat fonduri europene nerambursabile pentru digitalizare. Este vorba de 2.896.659,94 lei (cu TVA), bani obținuți tot prin Programul Operațional Capacitate Administrativă.
“Vor fi investiți în cadrul DGASPC Sector 2 pentru crearea unui sistem digital interinstituțional. Acesta ne va permite să simplificăm birocrația, să eficientizăm și să transparentizăm munca funcționarilor, dar și să avem mereu o imagine de ansamblu a serviciilor pe care le oferim cetățenilor.
Proiectul se va derula pe parcursul următoarelor 16 luni și va fi încă o cărămidă la temelia unei primării de secolul 21, așa cum ne-o dorim toți locuitorii Sectorului 2”, anunța, în martie 2022 primarul Radu Mihaiu.
Sibiu City App
Și serviciile Primăriei Sibiu utilizează intens mediul virtual, tot mai multe dintre ele fiind digitalizate pentru a fi mai accesibile cetățeanului. În 2019, spre exemplu, Primăria Sibiu a creat o aplicație mobilă a municipiului – Sibiu City App, pe lângă cele pentru Zoo, Teatrul Gong și pentru plata parcării.
Municipalitatea a pus dispoziția cetățenilor și aplicații pentru programarea online în vederea prezentării la ghișee, reducând astfel aglomerația și disconfortul resimțit de sibieni. Primăria oferă și o serie de instrumente electronice de plată a taxelor și impozitelor locale, obligația cetățeanului de a se prezenta la ghișeu fiind astfel practic eliminată.
Și tot în 2019 a semnat un contract de finanțare din fonduri europene în cadrul Programului Operațional Capacitate Administrativă, pentru proiectul denumit “SALT-Sibiu: Administrație de calitate, accesibilă locuitorilor prin tehnologie”, în. valoare de 3.102.011,57 lei, aflat în curs de implementare.
Citește și: Măsurile prin care UE îmbunătățește drepturile angajaților și condițiile de muncă
Proiectul vizează:
- dezvoltarea serviciilor electronice de depunere a documentelor, automatizarea proceselor și eliberarea online și offline a certificatelor, avizelor, acordurilor și diverselor autorizații;
- implementarea unui sistem de management al calității la nivelul Primăriei Municipiului Sibiu (ISO 9001) prin care se va asigura astfel creșterea calității serviciilor oferite populației;
- implementarea unui program pilot ce constă în achiziționarea unui terminal self-service care va permite cetățeanului să depună documente, indiferent de programul de funcționare al Primăriei Municipiului Sibiu;
- digitalizarea documentelor din arhivele Direcției Amenajarea Teritoriului și Urbanism, Direcției Fiscale Locale și Directiei Tehnice, documentarea și eliberarea unui duplicat după un document vechi fiind astfel posibile mult mai simplu și mai rapid; implementarea unei soluții digitale de management a dosarelor Compartimentului juridic-contencios al Primăriei Municipiului Sibiu.
De asemenea are loc și diversificarea, extinderea și îmbunătățirea sistemului electronic de plată pentru serviciile publice oferite de Primăria Municipiului Sibiu și instituțiile din subordinea sa, soluție disponibilă dintr-un cont online accesibil și pe terminale mobile și implementarea unui sistem de management al calității la nivelul Primăriei Municipiului Sibiu (ISO 9001), prin care se va asigura astfel creșterea calității serviciilor oferite populației.
Terminal self-service pentru depunerea documentelor independent de programul de funcționare al Primăriei
De asemenea, proiectul va avea ca rezultat dezvoltarea serviciilor electronice de depunere a documentelor, automatizarea proceselor și eliberarea online și offline a certificatelor, avizelor, acordurilor și diverselor autorizații și implementarea unui program pilot ce constă în achiziționarea unui terminal self-service care va permite cetățeanului să depună documente, indiferent de programul de funcționare al Primăriei Municipiului Sibiu, plus digitalizarea documentelor din arhivele Direcției Amenajarea Teritoriului și Urbanism, Direcției Fiscale Locale și Directiei Tehnice, documentarea și eliberarea unui duplicat după un document vechi fiind astfel posibile mult mai simplu și mai rapid.
Printre rezultatele țintite se numără și implementarea unei soluții digitale de management a dosarelor Compartimentului juridic-contencios al Primăriei Municipiului Sibiu, diversificarea, extinderea și îmbunătățirea sistemului electronic de plată pentru serviciile publice oferite de Primăria Municipiului Sibiu și instituțiile din subordinea sa, soluție disponibilă dintr-un cont online accesibil și pe terminale mobile.
Comuna complet digitalizată
Din același județ mai merită amintit un exemplu: Primăria Comunei Sadu, o administrație complet digitalizată. Avantajele digitalizării (cu fondurile europene) s-au văzut cel mai bine la Sadu în timpul restricțiilor pandemiei COVID-19, mai ales în timpul stării de urgență, când interacțiunile fizice limitate dădeau peste cap, în toată țara, relația autorităților locale cu cetățenii.
Și pentru că vorbim de pandemie, care a schimbat semnificativ relația administrației publice cu cetățeanul, trebuie amintit că, în martie 2020 au fost adoptate, printr-o ordonanță de urgență, o serie de măsuri care permit utilizarea înscrisurilor în formă electronică atât pentru comunicarea în format digital între autoritățile și instituțiile statului, cât și între acestea și persoanele fizice și juridice, precum și asigurarea desfășurării unor procese vitale ale statului prin implementarea mijloacelor informatice și de comunicații securizate.
Potrivit actului normativ, pot fi utilizate la nivelul autorităților și instituțiilor publice semnătura electronică și documentele electronice. Actele emise în format electronic de autoritățile și instituțiile publice sunt semnate cu semnătură electronică calificată și asimilate înscrisurilor oficiale.
Odată cu intrarea în vigoare a actului normativ, autoritățile și instituțiile publice au fost obligate să primească înscrisurile semnate cu semnătură electronică, fiecare instituție putând să stabilească tipul de semnătură electronică aplicabilă pentru utilizarea de către persoanele fizice sau juridice a unui serviciu disponibil online prestat de respectiva autoritate/instituție. În vederea primirii documentelor electronice, autoritățile și instituțiile publice sunt obligate să pună la dispoziție portaluri proprii (pot utiliza astfel de instrumente puse la dispoziție de către terți sau pot utiliza poșta electronică).
Accesarea fondurilor europene, digitalizată la Oradea
Și Primăria Oradea poate fi dată ca exemplu de digitalizare a administrației publice locale.
Ce este și mai interesant la această municipalitate este însă faptul că din anul 2008, Primăria Oradea are un departament special pentru accesarea de fonduri europene, iar componenta de digitalizare a accesării fondurilor funcționale aici a contat enorm.
„Nu mai mergem cu maşinile încărcate cu dosare la Cluj sau la Bucureşti, totul se depune electronic, lucrurile sunt mult mai facile, nu mai numerotăm, ştampilăm zile întregi sute de pagini. Lucrurile s-au simplificat şi, probabil, parcursul va putea fi simplificat şi mai mult. Atât doar că şi autorităţile de management ar trebui să pună beneficiarul pe primul loc”, explica, în urmă cu un an, în cadrul unei conferințe de presă, Marius Moş, directorul Direcţiei Management Proiecte cu Finanţare Internaţională (DMPFI) din cadrul Primăriei Oradea.
Iar grație și acestei digitalizări, Primăria Oradea a ajuns în topul municipiilor din România la capitolul atragerii fondurilor europene.
Există, desigur, și alte exemple, dar și contraexemple la deschiderea spre digitalizare. Rămâne doar ca și administrațiile locale mai inerte la schimbare să accepte trendul și mai ales să profite de oportunitatea posibilității accesării banilor eropeni. Și tot în acest context, merită amintit că anul 2022 dă șansa unor pași importanți către digitalizare prin intermediul fondurilor din PNRR.
